Proses dokumen manual menghabiskan waktu dan berisiko menyebabkan kesalahan hukum yang merugikan bisnis Anda. Menggunakan aplikasi tanda tangan digital membantu mempercepat pengesahan dokumen dan menjaga validitas resmi.
Untuk memahami keuntungan dan dampak nyata penggunaan sistem digital, simak manfaat utama tanda tangan digital untuk bisnis selengkapnya sebagai berikut.
Baca juga: Rekomendasi Ecommerce Website Builder Terbaik
1. Mekari Sign
Sumber: Mekari Sign
Mekari Sign adalah aplikasi tanda tangan digital yang menawarkan opsi legalitas fleksibel untuk kebutuhan domestik Indonesia maupun skala global. Platform ini menyediakan fitur seperti integrasi e-Meterai, tanda tangan QR code, dan penandatanganan massal, memudahkan pengelolaan dokumen resmi.
Mekari Sign menawarkan dua jenis tanda tangan sesuai kebutuhan: PSrE yang sah di Indonesia bekerja sama dengan Tilaka, dan Global Sign yang diakui secara internasional. Platform ini cocok untuk perusahaan yang bertransaksi di dalam negeri maupun global dan memerlukan kepatuhan hukum fleksibel sesuai yurisdiksi dokumen.
2. DocuSign
Sumber: DocuSign
DocuSign mendukung proses tanda tangan digital secara global, memudahkan pengiriman dan pengesahan dokumen elektronik, serta menyediakan audit trail otomatis untuk keamanan dan kepatuhan hukum. Platform ini efektif untuk tim yang membutuhkan sistem digital fleksibel dan skalabel.
DocuSign juga mendukung integrasi dengan berbagai layanan cloud dan workflow tim, sehingga pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien. Platform ini cocok untuk perusahaan dengan volume dokumen tinggi dan transaksi lintas negara.
3. Adobe Sign
Adobe Sign memungkinkan penandatanganan dokumen dari perangkat desktop maupun mobile dengan cepat. Platform ini mendukung aplikasi tanda tangan online dan template dokumen, memudahkan pengelolaan kontrak dan dokumen bisnis secara efisien.
Platform ini juga terintegrasi dengan Adobe Creative Cloud dan Microsoft 365, sehingga tim dapat langsung menggunakan dokumen digital dalam ekosistem yang sudah familiar. Adobe Sign ideal untuk perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses tanda tangan dengan sistem terintegrasi.
4. SignNow
Sumber: SignNow
SignNow menghadirkan fitur kolaborasi tim dan manajemen dokumen digital, termasuk pembuatan aplikasi pembuat tanda tangan yang aman dan template dokumen fleksibel. Platform ini memudahkan pengelolaan kontrak internal maupun eksternal.
SignNow juga mendukung integrasi dengan berbagai aplikasi bisnis populer, sehingga proses penandatanganan dokumen menjadi lebih cepat dan terstruktur. Platform ini cocok untuk tim yang mengelola dokumen berulang dan membutuhkan workflow digital terstandarisasi.
5. PandaDoc
Sumber: PandaDoc
PandaDoc fokus pada pengelolaan dokumen bisnis lengkap dengan aplikasi tanda tangan sesuai nama. Platform ini memungkinkan pembuatan, pengiriman, dan penandatanganan dokumen digital secara efisien.
PandaDoc menyediakan versi gratis dan berbayar, sehingga tim dapat menyesuaikan fitur sesuai kebutuhan, termasuk integrasi CRM dan analisis performa dokumen. Platform ini ideal untuk perusahaan yang membutuhkan kontrol penuh atas dokumen digital dan laporan performa.
Baca juga: Manfaat MMP dalam Mobile App Marketing
Manfaat Tanda Tangan Digital untuk Bisnis
Mengadopsi tanda tangan digital membantu bisnis bekerja lebih cepat, aman, dan sesuai regulasi. Berikut manfaat utama yang langsung terasa pada operasional sehari-hari:
1. Mempercepat Proses Pengesahan Dokumen
Tanda tangan digital memungkinkan pengesahan dokumen dan kontrak dilakukan dalam hitungan menit tanpa perlu menunggu tanda tangan manual. Proses yang biasanya memakan waktu, seperti mencetak, menandatangani, memindai, dan mengirim ulang dokumen hilang sepenuhnya. Alur kerja menjadi lebih efisien, cepat, dan mudah dipantau, terutama untuk bisnis yang memiliki banyak persetujuan internal.
2. Mengurangi Biaya Operasional
Dengan digitalisasi tanda tangan, biaya percetakan, tinta, kertas, kurir, hingga ruang penyimpanan dokumen fisik dapat ditekan secara signifikan. Bisnis tidak lagi bergantung pada proses manual yang berulang dan mahal. Selain lebih hemat, penggunaan dokumen digital juga mendukung sustainability karena mengurangi penggunaan kertas.
3. Menjamin Keamanan dan Integritas Dokumen
Tanda tangan digital dilengkapi teknologi enkripsi dan sistem autentikasi yang memastikan dokumen tidak bisa dimanipulasi setelah ditandatangani. Setiap perubahan dapat terdeteksi, sehingga integritas dokumen tetap terjaga. Selain itu, verifikasi identitas membuat proses penandatanganan lebih aman dibandingkan tanda tangan basah yang mudah dipalsukan.
4. Memenuhi Regulasi dan Standar Hukum
Tanda tangan digital yang sah telah memenuhi regulasi hukum di Indonesia, termasuk dukungan e-Meterai dan sertifikasi digital resmi yang diakui pemerintah. Hal ini memberikan kepastian legalitas pada dokumen elektronik, sehingga bisnis dapat menjalankan operasional dengan lebih profesional dan sesuai standar yang berlaku.
Baca juga: Tools Terbaik yang Cocok untuk Bisnis Dropshipping
Penggunaan tanda tangan digital meningkatkan efisiensi, keamanan, dan kepatuhan dokumen bisnis. Dengan platform yang tepat, seperti Mekari Sign, DocuSign, Adobe Sign, SignNow, atau PandaDoc, proses pengesahan dokumen menjadi lebih cepat dan terstruktur.
Untuk kebutuhan perusahaan yang ingin memastikan dokumen resmi sah dan mudah dikelola, pastikan memilih aplikasi yang sesuai dengan skala bisnis dan regulasi yang berlaku. Di era digital, Ematic Solutions sebagai agensi digital marketing Indonesia juga memanfaatkan aplikasi tanda tangan untuk berbagai keperluan dokumen.
*Artikel ini merupakan hasil kerja sama antara Ematic Solutions dengan Mekari Sign
